Organizador de conferências — merch de evento flagship anual recorrente (framework 3 anos)
Como um cliente organizador de conferências recorrentes em Portugal entregou merch personalizado end-to-end — do RFQ de procurement à prova, produção, QC e entrega no local. Números anonimizados mas representativos de um programa coordenado a partir do hub em Lisboa.
Contexto e briefing
O cliente opera no setor organizador de conferências recorrentes em Portugal com presença pan-europeia. O procurement foi liderado por um category manager interno, com gates de aprovação de brand e marketing em artwork e matching Pantone Delta-E ≤ 2,5. NDA assinado antes da divulgação do briefing; faturação eletrónica via IVA 23% com fatura eletrónica via Portal das Finanças (AT).
Abordagem e processo
Call de discovery → âmbito escrito → pricing em volume para 50/100/250/500 unidades → amostra física pré-produção → produção em massa em fornecedor auditado → packing e etiquetagem por destino de entrega → expedição consolidada via CTT Expresso/DPD/DHL Express a partir do hub em Lisboa → receção no local com photo-proof e packing list serializada.
Resultados, números e cronologia
Resultados: 3.500 participantes por edição, 12 SKUs por attendee bag, 3 edições consecutivas entregues, EUR 187.000 por edição, escalões de preço fixos por 3 anos, co-branding de sponsors gerido (4-9 logos por artigo). Ciclo de aprovação comprimido dos típicos 4 semanas para 11 dias úteis. Taxa de defeito inferior a 0,4% nas unidades inspecionadas. Pagamento net 30/45 via SEPA após receção positiva; fatura completa conforme IVA 23% com fatura eletrónica via Portal das Finanças (AT) emitida no dia da entrega.
Preços e prazos — Portugal
Todos os orçamentos em EUR excluindo IVA 23% com fatura eletrónica via Portal das Finanças (AT). Pricing em escalões MOQ 50/100/250/500 unidades, descontos por volume a 1.000+ e 5.000+. Prazo padrão 7-10 dias úteis a partir da aprovação de artwork, rush 4-6 dias a +30-40%. Produção coordenada a partir do hub em Lisboa com CTT Expresso/DPD/DHL Express em todo o território; entrega a escritório, evento ou domicílio.
FAQ
Podemos ver o nome real do cliente?
Não — os casos de estudo são anonimizados sob NDA. Referências nominais após NDA mútuo em fase de shortlist.
Os números são reais?
Sim, anonimizados mas proporcionalmente precisos (quantidades, intervalos EUR, lead times).
Podem replicar isto para a nossa empresa?
Sim — a mesma abordagem escala de 50 a 50.000 unidades, com escalões de pricing documentados à partida.
Gerem a faturação eletrónica?
Sim — IVA 23% com fatura eletrónica via Portal das Finanças (AT) plenamente suportado.
Quem é o ponto de contacto principal?
Um account manager dedicado no nosso hub em Lisboa, email/telefone únicos durante todo o contrato.