Como lidar com a falência do fornecedor
Protocolo testado em campo por equipas brand e procurement em Portugal — exatamente o que fazer primeiro, o que documentar e como fechar limpo.
Porque importa agora
Falência do fornecedor fica na intersecção entre risco legal, brand e operacional. Em Portugal o backdrop regulatório (IVA 23% via Portal das Finanças (AT)) significa que o audit trail de hoje protege 18 meses depois quando finance, procurement ou regulador perguntam. Postura: agir rápido no operacional, documentar tudo no legal, over-comunicar com stakeholders. O custo de uma resposta sub-documentada é 5-20× o de uma resposta cuidada.
O protocolo 7-passos
1. Acknowledge por escrito em 4 horas — confirmar receção interna e externa; nunca silêncio.
2. Snapshot da situação — inventário atual, POs in-flight, faturas in-flight, artwork in-flight, stakeholders in-flight.
3. Convocar response pod — procurement lead, legal, brand owner, finance, contacto ops Lisboa.
4. Decidir postura operacional — pausar, redirecionar, acelerar, substituir. Documentar decisão e porquê.
5. Comunicar a stakeholders — mensagem acordada via canais acordados; uma source of truth.
6. Executar mudança operacional — trocar armazém, parceiro de impressão, courier, routing de fatura.
7. Post-mortem em 14 dias — o que funcionou, o que não, mudanças à SOP, mudanças ao template contratual.
Como documentar a resposta
Uma pasta partilhada por incidente. Dentro: timeline log timestampado, todos os email threads exportados a PDF, decisões num one-pager assinado pelo lead, implicações finance capturadas por finance. Retenção: 7 anos (alinhada com retenção estatutária IVA 23% via Portal das Finanças (AT)). A pasta vive no sistema procurement, não em drives pessoais.
Notas Portugal-específicas
IVA 23% via Portal das Finanças (AT) recuperável B2B em Portugal. Qualquer mudança operacional (novo armazém, novo parceiro de impressão, novo courier) deve refletir-se no setup e-invoicing em 5 dias úteis, senão recuperação IVA pode atrasar. A partir de Lisboa corremos CTT / DPD / DHL Portugal standard, 2-3 dias úteis nacionais. Para componentes não-UE, flow aduaneiro Lisboa adiciona 1-3 dias úteis.
FAQ — falência do fornecedor
Quão rápido agir?
Decisão operacional em 24h, comunicação escrita em 4h, handover completo 7-15 dias úteis.
Quem paga a disrupção?
Depende do contrato. A maioria dos MSAs divide 50/50 se ninguém culpado, 100% sobre o culpado caso contrário.
Precisamos de legal?
Sempre para documentação; para execução só se scope > €25k ou > 3 SKUs.
Dizemos aos clientes?
Só se houver atraso material ou mudança de qualidade. Caso contrário — só interno.
Como evitar recorrência?
Risk review de fornecedores anual, dual-source para top 20% spend, stress test trimestral do protocolo.