Como planear merch de evento — timeline T-90 a T-day
Timeline operacional para event marketers em Portugal a planear merch para feiras, conferências, patrocínios e hospitalidade corporativa — incluindo Web Summit, BTL Lisboa, Concreta e Tektónica.
T-90 a T-60 dias — estratégia e orçamento
Três meses antes do evento, fixe público, objetivos do merch (geração de leads, brand awareness, presentes VIP) e envelope de orçamento. Decida o mix de merch: vestuário de staff de stand (polos, lanyards), giveaways (totes, canetas, stickers), presentes VIP (cadernos premium, caixas de madeira), ativações interativas (artigos impressos no momento). Brief a 2–3 fornecedores em Portugal para orçamentos comparativos.
T-60 a T-30 dias — seleção de fornecedor e artwork
Selecione fornecedor, assine PO, envie artwork. Aprovação de mockups digitais em 5 dias úteis. Encomende strike-off para qualquer novo produto ou nova combinação de cores — 5–7 dias úteis. Fixe logística de stand-drop com o espaço do evento: a maioria dos centros de congressos portugueses exige transportador nomeado, marcação de slot e referência de passe de expositor para entrega em dias de montagem.
T-30 a T-7 dias — produção e entrega pré-evento
Produção standard 5–8 dias úteis no nosso hub Lisboa. Fotos diárias do chão de fábrica para encomendas acima de 5.000€. Despacho agendado para aterrar em Portugal 5–7 dias antes do evento — cedo o suficiente para inspeção na chegada, tarde o suficiente para evitar armazenamento pré-evento. O IVA 23% é faturado via Portal das Finanças no dia do despacho.
T-7 a T-day — staging e stand drop
Para entregas diretas aos pavilhões de Web Summit, BTL Lisboa, Concreta e Tektónica, marcamos o slot do transportador no dia oficial de montagem (normalmente 1–2 dias antes da abertura) e coordenamos com a equipa de logística de expositores. O nosso transportador default CTT Expresso / DPD Portugal / DHL Express trata de rotina todos os grandes centros de congressos portugueses. Para ativações multi-stand ou patrocínios à escala da cidade, pré-stockamos em armazém terceiro perto do local e expedimos sob demanda.
Replenishment on-site e logística inversa pós-evento
Para eventos multi-dia com procura giveaway imprevisível, oferecemos replenishment express a partir de buffer local (Lisboa ou pré-stage perto do local). Após o evento, merch não usado pode voltar a Lisboa (re-warehousing a 0,40€/un/mês) ou ser enviado para morada de arquivo para o próximo evento.
FAQ — planear merch de evento em Portugal
Quão cedo começar para uma grande feira?
3 meses para programa de presentes premium custom, 6–8 semanas para giveaways standard com vestuário personalizado, 3–4 semanas para top-ups em artwork existente.
Tratam de ativações live-printing on-site?
Sim — DTF, serigrafia e bordado podem ser instalados no stand como brand experience. Orçamento a pedido; precisa de planeamento 6+ semanas.
Que quantidade encomendar para feira de 3 dias?
Cerca de 25% dos visitantes esperados de stand para presentes premium, 100% das leads esperadas para cadernos/totes personalizados, mais 10% buffer.
Tratam de fulfilment de sponsor packs?
Sim — para patrocínios de conferências pick-pack-ship swag bags personalizados diretamente para moradas dos atendentes, com upgrades VIP.
E se a data do evento mudar?
A produção já agendada aguenta 30 dias sem custo. Depois, reorçamos a preços do momento.