Como responder a um fornecedor em atraso
Fornecedor sinaliza um atraso de 5-10 dias num pedido de merch comprometido — script de escalation, plano de contingência e como proteger o calendário do evento.
Primeiras 24 horas — avaliar, não reagir
Um email a sinalizar atraso desencadeia duas ações em paralelo nas primeiras 24 horas: (1) verificar a causa (sobrecarga de capacidade, atraso de materiais, falha de QA, força maior) e (2) bloquear o que ainda controlas (ficheiros de artwork, slots de courier, listas de destinatários). Não ameaces cláusulas de penalidade na hora 1 — fornecedores encurralados abrandam ainda mais. Primeiro verifica, depois escala.
Script de escalation em 4 níveis
Nível 1 (Dia 1): Email ao account manager — pedir data de entrega revista, causa raiz e o que estão a fazer para recuperar. Nível 2 (Dia 3 se sem plano): Chamada com o production manager — pedir updates diários, opções de split-ship parcial a tempo. Nível 3 (Dia 5 se em risco): Account owner / commercial lead — discutir cláusulas de penalidade, opções de substituição, reembolso parcial. Nível 4 (Dia 7 se a faltar ao evento): Ativar fornecedor de backup para 30-50% do volume, notificação escrita ao fornecedor original de que estás a mitigar.
Como proteger o calendário do evento
Três mitigações em paralelo: (1) Envio parcial — pedir 50-70% do volume na data original, saldo depois; (2) Fornecedor de backup — o test order anual pré-aquecido paga aqui: ativar para 30-50% do volume com lead time de 5-7 dias; (3) Substituição event-day — aceitar uma cor, substrato ou acabamento diferente numa parte do volume para manter o calendário. Comunicar a substituição proativamente ao sponsor do evento.
Notas específicas de Portugal
IVA 23% é adicionado via Portal das Finanças (AT). A produção sai do nosso hub em Lisboa com cobertura nacional em Portugal. Renegociação com fornecedores e ativação de contingência são tratadas pelo teu account lead dedicado — toda a correspondência é registada para audit de procurement.