KSeF vs SdI vs FACe vs AT — sistemas de fatura eletrónica comparados
Itália, Portugal, Polónia e Espanha operam cada um um sistema diferente de fatura eletrónica obrigatória. Uma comparação prática para equipas de procurement que operam a partir de Lisboa e gerem despesa cross-border com a Península Ibérica, Itália e a Europa Central.
Quatro sistemas, uma direção
O Sistema di Interscambio (SdI) italiano foi o pioneiro da UE: faturação eletrónica B2B obrigatória desde janeiro de 2019, formato FatturaPA XML, certificado qualificado ou assinatura empresarial. Portugal opera o regime da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) via Portal das facturas com submissão mensal SAF-T (PT), documentos de fatura estruturados com código ATCUD e QR de verificação. O Krajowy System e-Faktur (KSeF) polaco atinge a obrigatoriedade plena B2B em fevereiro de 2026, formato FA(2) XML, clearance estruturado através do hub central. Espanha opera FACe para B2G (formato Facturae) mais SII (Suministro Inmediato de Información) para submissão de IVA em tempo real à AEAT, IVA 21%.
O formato difere entre os quatro — FatturaPA XML, UBL, FA(2), Facturae, SAF-T — mas a direção é a mesma: XML estruturado, clearance em tempo real ou quase, sem faturação só em PDF, arquivo durante 10 anos. Cada sistema está ancorado na autoridade fiscal nacional e não na Comissão Europeia, o que explica a lenta harmonização. A iniciativa IVA na Era Digital (ViDA) da UE visa alinhar as regras ao longo do horizonte 2026–2030.
Cheat sheet lado a lado para compradores baseados em Portugal
Itália SdI: FatturaPA XML, B2B obrigatório desde 2019 e B2G, IVA 22%, assinatura com certificado qualificado ou assinatura empresarial, retenção 10 anos. Portugal AT/Portal das facturas: documento de fatura estruturado (sem XML nacional específico, mas comummente UBL ou Facturae-PT), submissão mensal SAF-T (PT), código ATCUD, QR para verificação AT, IVA 23% standard (13% reduzida, 6% zero-essenciais), retenção 10 anos. Polónia KSeF: FA(2) XML, obrigatoriedade plena B2B a partir de fevereiro de 2026, VAT 23%, clearance central, retenção 10 anos. Espanha FACe (B2G) + SII em tempo real (em 4 dias após emissão ou receção da fatura), IVA 21%, formato Facturae para B2G, retenção 4 anos para IVA mas 10 anos para documentos comerciais.
Nos quatro: SEPA Net 30 ou SEPA Net 45 é o prazo de pagamento prático para B2B; pagamentos transfronteiriços adicionam 1-3 dias. O SEPA Instant (menos de 10 segundos, 24/7) está disponível em Portugal através da CGD, Millennium bcp, BPI, Novo Banco e Santander Totta, mas o default prático B2B continua a ser a Transferência de Crédito SEPA com compensação em 1 dia.
Implicações para compradores que operam a partir de Portugal
Mesmo que apenas compre merchandising sob IVA 23% via Portal das facturas (AT), a dimensão transfronteiriça da sua cadeia de fornecimento afeta a faturação. À medida que o seu grupo se expande para Itália, Espanha ou Polónia, ou à medida que compra a um fornecedor com cumprimento nesses mercados, precisa crescentemente de fornecedores que possam emitir faturas eletrónicas conformes em todos os quatro sistemas — o mesmo master de SKU, quatro envelopes XML diferentes, sem reinserção manual.
A partir do hub de Lisboa emitimos faturas eletrónicas conformes nativas nos quatro sistemas. Os dados master (SKU, preço unitário EUR, método de decoração, país de origem) são partilhados; o envelope da fatura é local. A equipa de AP do comprador em Lisboa, Madrid, Milão ou Varsóvia recebe uma fatura conforme no formato local sem tradução manual.
Para um comprador português com uma relação de fornecedor única, a pergunta prática é: o fornecedor emite faturas conformes à AT via Portal das facturas no dia da entrega? A resposta do hub de Lisboa é sim, com código ATCUD e QR em cada fatura. A pergunta secundária é: a ficha de dados do fornecedor liga-se de forma limpa ao sistema contabilístico do comprador (SAP, Primavera, PHC)? A resposta é sim, com reconciliação por linha.
O ângulo Portugal: AT, SAF-T e as mudanças SAF-T-PT recentes
A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) portuguesa administra o IVA 23% via sistema Portal das facturas e o ficheiro SAF-T (PT) mensal. O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é o export estruturado que as empresas portuguesas geram mensalmente a partir do seu sistema contabilístico e submetem à AT para fins de auditoria. O esquema SAF-T-PT tem estado estável durante vários anos, com as alterações mais recentes a cobrirem estruturas de faturação eletrónica e as variantes SAF-T-AO (abertura anual) e SAF-T-FR (fecho anual).
O ATCUD (Código Único de Documento) é o identificador único atribuído pela AT a cada documento faturado. O QR code na fatura permite verificação AT por qualquer parte. O ATCUD liga a fatura aos certificados do comprador e do vendedor emitidos pela AT e à declaração de IVA subjacente.
A evolução 2024-2026 tem sido o aperto dos requisitos de reporte em tempo real para certas categorias de faturas (transações de alto valor, serviços transfronteiriços, aquisições intra-UE). Para merchandising corporativo, que é tipicamente uma transação B2B doméstica, o regime é estável e bem compreendido.
O ângulo Itália: SdI e FatturaPA XML
O SdI italiano (Sistema di Interscambio) foi o pioneiro da UE, faturação eletrónica B2B obrigatória desde janeiro de 2019. O formato é FatturaPA XML, um documento estruturado com linhas detalhadas, taxa de IVA (22% standard, 10% / 5% / 4% reduzida, 0% zero), e identificador IdentificativoSdI. A fatura é assinada com certificado qualificado ou assinatura empresarial e roteada via SdI para o Codice Destinatario do comprador ou caixa de correio PEC (correio eletrónico certificado).
Para compradores baseados em Portugal a comprar em Itália, a pergunta prática é se o fornecedor italiano consegue emitir faturas conformes SdI com o Codice Destinatario (código de destinatário de 7 caracteres) ou PEC. Do lado de Milão da nossa rede, a resposta é sim. A fatura italiana é então refaturada via Portugal como uma transação triangular sob as regras de IVA da UE, com IVA 23% documentado via mecanismo de reverse-charge na declaração AT do comprador português.
O ângulo Polónia: KSeF e FA(2) XML
O KSeF polaco (Krajowy System e-Faktur) atinge a obrigatoriedade plena B2B em fevereiro de 2026. O formato é FA(2) XML, um documento de fatura estruturado com linhas detalhadas, taxas de VAT (23% standard, 8% / 5% reduzida, 0% / zw / np / oo para isenções e taxas zero), e número KSeF atribuído no momento do clearance. O hub central emite o número em tempo real; o clearance é quase instantâneo.
Para compradores baseados em Portugal a comprar na Polónia, a pergunta prática é se o fornecedor polaco consegue emitir faturas conformes KSeF com número KSeF e envelope FA(2) estruturado. Do lado de Varsóvia da nossa rede, a resposta é sim. O refaturamento transfronteiro via Portugal sob regras EU de reverse-charge segue o mesmo padrão do caso italiano.
O ângulo Espanha: FACe e SII
Espanha opera dois sistemas complementares. O FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) é a plataforma B2G para faturas a entidades do setor público, formato Facturae, obrigatório para todas as faturas ao governo central, regional e local. O SII (Suministro Inmediato de Información) é a submissão de IVA em tempo real à AEAT, obrigatório para grandes empresas (volume de negócios acima de €6M) e voluntário para outras, com janela de submissão de 4 dias desde a emissão ou receção da fatura.
Para compradores baseados em Portugal a comprar em Espanha, a pergunta prática é se o fornecedor espanhol consegue emitir faturas em formato Facturae para B2G e registos em formato SII para submissão de IVA em tempo real. Dos lados de Madrid e Barcelona da nossa rede, a resposta é sim. A fatura espanhola é refaturada via Portugal sob regras EU de reverse-charge com IVA 23% documentado na declaração AT do comprador português.
O que a ViDA muda de 2026 em diante
A iniciativa IVA na Era Digital (ViDA) da UE é o programa de harmonização de longo arco. As principais mudanças para o procurement de merchandising: faturação eletrónica obrigatória para B2B transfronteiriço (atualmente opcional na maioria dos estados-membro), um registo único de IVA na UE para vendedores transfronteiriços acima de um limiar, e reporte digital em tempo real. O calendário é 2026–2030 com aplicação faseada.
Para um comprador português a operar transfronteiriço com Itália, Espanha e Polónia, a implicação prática é que a confusão dos quatro sistemas está num caminho de convergência. Até lá, os fornecedores que emitem faturas conformes nos quatro sistemas (o hub de Lisboa e a sua rede) poupam ao comprador trabalho significativo de AP e conformidade.
FAQ
Podem faturar-me em Portugal via Portal das Finanças (AT)?
Sim — faturas eletrónicas conformes nativas via Portal das facturas (AT) com IVA 23% são emitidas no dia da entrega, com ATCUD e verificação por QR.
E se o meu grupo tem entidades em Itália, Espanha ou Polónia também?
Tratamos isso — um acordo-quadro mestre, quatro fluxos de fatura localmente conformes, ponto único de contacto.
Quanto tempo arquivam as faturas?
10 anos nas quatro jurisdições, em linha com o direito fiscal da UE e local. Cópias disponíveis a pedido em um dia útil.
A Corp-Merch.PT é parceira oficial da AT, Agenzia Entrate, AEAT ou KAS?
Não. Não somos fornecedor oficial, patrocinador ou parceiro de nenhuma autoridade fiscal. Trabalhamos com cada autoridade fiscal numa base comercial e de conformidade regulatória.