Playbook vendor-renewal — ciclo negociação T-180 / T-90 / T-30 / T-0
Como procurement corre uma renovação estruturada anual ou plurianual de vendor merch — benchmark, scorecard, RFI, RFP-ou-extend, assinatura contrato.
Quando usar este playbook
Usar a T-180 dias antes da expiração ou auto-renovação do master-services-agreement merch atual. Liderança procurement com marketing/HR/events como reviewers funcionais. Objetivo: alavancar unit-cost improvement 4-9%, levantar SLA de 92% para 97%, adicionar cláusulas ESG e security ausentes no contrato legacy.
Sequência passo a passo
Ciclo: T-180 benchmark — extrair 12 meses de spend, construir scorecard categoria. T-90 RFI — emitir a incumbent + 3-5 challengers, pontuar em preço, lead time, ESG, security, cobertura geográfica. T-60 decidir RFP-ou-extend — se extend, negociar improvement 3-7%; se RFP, processo completo. T-30 negociação final — modelo TCO acordado, penalidades SLA definidas, cláusulas exit fixadas. T-0 assinatura — novo MSA ativo, plano de transição se mudança de vendor.
Resultados e KPIs
Outcomes: redução unit-cost 4-9% nos top SKUs, lift OTIF 92% → 97%, compressão média lead-time 1,5-3 dias, adendas ESG e security assinadas, cláusula exit/transition em vigor. Investimento típico procurement-time 40-90 horas; payback em savings dentro do primeiro trimestre.
Preços e prazos — Portugal
Todos os orçamentos excluindo impostos. MOQ 50/100/250/500. Prazo standard 7-10 dias úteis após aprovação artwork; rush 4-6 dias a +30-40%.
FAQ
A quem se dirige este playbook?
Marketing, comunicação interna, RH, eventos, procurement e equipas CX que gerem programas merch grandes ou recorrentes.
Tenho de seguir cada passo?
Sim — saltar checkpoints normalmente atrasa a entrega, aumenta o custo ou levanta gaps de compliance pós-evento.
Podemos comprimir o cronograma?
Sim para SKUs já produzidos — até 4 semanas; SKUs novos requerem o ciclo completo de 12 semanas.
Como se validam os orçamentos?
Orçamentos por escalão MOQ 50/100/250/500 emitidos no início do ciclo, sign-off a meio, PO antes do arranque de produção.
E se os requisitos mudarem a meio do ciclo?
Janela change-order fecha 21 dias antes da entrega exceto ajustes cor/quantidade; alterações posteriores incorrem em sobretaxa rush.